Resmi Yazışmalar

 

Anayasamızın 3 üncü maddesine göre devletimizin dili Türkçe’dir. Bu madde değiştirilemez ve değiştirilmesi teklif dahi edilemez.

Devletin iletişim (konuşma) dili ise resmî yazışmalardır. Resmî yazı; kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belgedir.

Son dönemlerde moda olan “twitter hesabından tweet atma” uygulaması, -bildiğim kadarıyla- resmi yazışma sayılmaz. Bu sebeple, yöneticiler bu hususta dikkat etmelidir. Özel kişi hesapları zaten yazımın konusu değildir.

Devletimiz, eskiden beri resmi yazışmalara çok önem vermiş; mevzuat düzenlemesi yaparak, genelgeler çıkararak kurallara bağlamıştır. Halen “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” (R.G: 02/02/2015 - 29255) yürürlüktedir.

Resmi yazıların, kendine has (özgü) yazımı vardır; daha çok tecrübe işidir. Makale, kitap, roman veya hikâye yazmaya benzemez. Her konuda olduğu gibi son yıllarda resmî yazışmaların içeriklerinde de değişiklikler oldu. Özellikle makamlara akademisyenler atanınca bu içerik değişiklikleri daha da belirginleşti.

Resmi yazışmalarda tespitlerim

1- Bakanlığın tüm icraatından sorumlu olan Bakan; her yazıyı imzalamaya zamanı ve imkânı olmadığı için “İmza Yetkileri Yönergesi” ile bürokratlara yetki devri yapmaktadır (MEB.Hukuk İşl.Gn.Md, 09/09/2016 - 9762297).

Yazıların son paragrafının nasıl bağlanacağı Yönetmelik’te genel olarak belirtilmiştir. Ancak, “İmza Yetkileri Yönergesi” bazı yöneticiler tarafından yanlış anlaşılmaktadır; daha önce bahsetmiştim. Esasen yazılara “Bakan a.” yazılsa bile hitap edilen yer, yani yazının muhatabı kurum / kuruluş ile yazıyı hazırlayan kurumda / kuruluşta yazıya imza atacak makam göz önüne alınarak metnin son paragrafı bağlanır. Kime “…arz ederim.” veya “…rica ederim.”, kime “…arz ve rica ederim.” yazılacağı hususunda tereddüt varsa üst ve/veya ast amirin tespiti, resmi protokole bakılarak bulunur.

Bir de “arz ve rica” sözcüklerinin özünde barındırdığı ifadeye bakmak gerekir. Arz, bir kişiye veya makama bilgi sunmak; rica ise bir kişiden veya alt makamdan bilgi istemektir. Burada yazının içeriği önemli olmaktadır. Eğer içerik bilgi verme ağırlıklı ve muhatap da bir üst amirse “arz edilir”, yani “Bilgilerinize arz ederim.” yazılır; muhatap alt birimse “Bilgilerinizi rica ederim.” denir. Hem bilgi veriliyor hem de bu bilgiye bağlı olarak istekte bulunuluyorsa, “Bilgi edinilmesini ve gereğinin yapılmasını arz/rica ederim.” veya “Gereğinin yapılmasını ve sonuçtan bilgi verilmesini arz/rica ederim.” şeklinde yazılır.

2- Resmi yazıyı kimin imzalayacağı hususu da tartışılır olmuştur. Bakıyorsunuz; çok önemli bir yazıyı en üst amirin imzalaması gerekirken, daha alt sıradaki biri imzalıyor veya daha az önemdeki bir yazıyı en üst amir imzalıyor. Yazının öneminin anlaşılamaması, yöneticilerden kaynaklandığı gibi yazıyı hazırlayan personelden de kaynaklanmaktadır. Belgeyi imzalayacak makam; “İmza Yetkileri Yönergesi”ne, varsa dairenin iç yönergesine ve/veya her yöneticinin iş tanımına bakılarak belirlenir.

3- Bürokratlar, atandığı makamın görev tanımı çerçevesinde birinci derecede sorumludur (eskiden birinci derecede sorumlu bürokrat müsteşardı). Mesela; genel müdürlüklerde tüm faaliyetlerden birinci derecede genel müdür sorumludur; dolayısıyla genel müdürlükteki gelen ve giden tüm yazışmaların muhatabı genel müdürlerdir.

Artık resmi yazışmalar elektronik ortamda yapılmaktadır. MEB da “Doküman Yönetim Sistemi (DYS)” kurmuştur. Alt yapısının iyi kurulmadığını düşünsem de yazışmaların hızlanması ve kâğıt israfının önlenmesi açısından yararlı görmekteyim.

DYS uygulamaya konulmadan önce, gelen yazılar bir dosya içinde genel müdüre sunulurdu. Kendisi yazılara bakar, not alacaklarını alır; ilgililere dağıtılmak üzere idari şubeye gönderirdi. Sorumluluk aynen devam ettiği halde daireye gelen yazılardan genel müdürlerin haberleri olmuyor. (Çok da umurlarında değil gibi!..)

4- Malûmunuz, “Mevzuat Hazırlama Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik” bulunmaktadır (R.G:17/02/2006 - 26083). Yeni bir mevzuat (kanun, kanun hükmünde kararname, tüzük, yönetmelik, Bakanlar Kurulu kararı eki kararlar ve diğer düzenleyici işlemler) veya mevcut mevzuatta değişiklikler, bu yönetmeliğe bağlı kalınarak hazırlanmak zorundadır. Ancak, mevzuatın içeriğini yazmak; daha çok bilgi, birikim ve tecrübeyle mümkündür. Bu sebeple, mevzuat çalışmaları aceleye getirilmemeli, tarafların bilgileri alınmalıdır.

Eleştirdiğim bir husus da diğer kurum ve kuruluşlardan gelen mevzuata ya da başka konulara yönelik görüş istek yazılarına, “görev alanımıza girmiyor” veya “görüşümüz yoktur” şeklinde cevap verilmesidir. Oysa, çıkacak mevzuatın işlerliği ve sağlıklı olması bakımından dairedeki tecrübeli personelin görüşleri alınarak yazının değerlendirilmesi ve cevaplandırılması gerektiğine inanıyorum. Akıl akıldan üstündür.

5- Akademisyen kökenli bürokratların bazıları, -sebebini bilemiyorum- yazılarda “Prof. Dr.”, Doç. Dr., Dr.” gibi titr’lerini adları önünde kullanmıyorlar. Bence; âlim / ilim adamı olduklarını gösteren bu unvanlar, atandıkları makamın unvanından daha önemlidir. Yazılarda akademik unvanların veya rütbelerin kullanılması taraftarıyım.

Burada geçmişten bir olay anlatacağım: 12 Eylül 1980 askerî darbesinden sonra Milli Eğitim Bakanı Emekli Tuğgeneral Hasan Sağlam olmuştu. Bir süre sonra İstanbul Milli Eğitim Müdürü olarak, zannediyorum emekli orgeneral biri görevlendirilmişti. Rütbesi bakandan yüksek olduğundan, Bakanlıktan “rica ederim” diye giden yazılara itiraz etmişti. Tüm il milli eğitim müdürlüklerine rica ederken, İstanbul’a “arz ederim” diye yazmaya başlamıştık.

6- Resmi yazılar, Türk Dil Kurumu (TDK) “Yazım Kılavuzu ve Türkçe Sözlüğü” esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre yazılmalıdır. İfadeler sade, anlaşılır, anlamlı, kısa ve net olmalıdır. Paragraflar ve cümleler arasında çelişki ve tekrar olmamalıdır. Yazı, eğer bir cevap yazısıysa (savunma yazıları hariç) hukukî bir soruna dönüşmemesi için fazla uzatılmamalıdır. Mevzuatta hüküm varsa, mutlaka atıfta bulunularak dayanağı ve gerekçesi yazılmalıdır.

Maalesef! Ne memurlar ne de amirler mevzuat ve yazışmalar konusunda yeterli değiller, imla kurallarına uymuyorlar. Bu yanlışları koca koca akademisyenler bile yapmaktadırlar.

Bir defasında yazımın paragraf sonlarını değiştiren daire başkanıma; “Bizler devlet memuruyuz; yazılarımızı da -mevzuata bağlı kalmak kaydıyla- devletimiz adına yazarız. Paragrafların sonunu, yazının içeriğine göre kesin ve net ifadeyle bitirmek gerekir. Özellikle görüş istenen yazılar ya da genelgeler cümlenin gelişine göre ‘...yapılacaktır, edilecektir’ veya dilekçelerin cevapları “...mümkündür, mümkün değildir” şeklinde bitirilmelidir. Oysa, siz yazıyı ‘değerlendirilmelidir, değerlendirilmektedir’ gibi ifadelerle bitirerek muallakta bırakıyorsunuz: Okuyanlar bu ifadeden bir şey anlamaz” demiştim.

7- Metin içerisinde tarihler yanlış yazılmaktadır. Tam tarih “17/01/1953 tarihinde, 17.01.1953 tarihinde veya 17 Ocak 1953 tarihinde”; ayı belirtiyorsak “Ekim/2019 ayında veya 2019 Ekim ayında”; sadece yıl belirtilecekse “1960 yılında veya 1960’lı yıllarda” şeklinde yazılmalıdır.

8- Son zamanlarda elden verilmek istenen dilekçe ya da özel yazıların yetkililer tarafından alınmak istenmediğine şahit olmuştum. Böyle bir şey olabilir mi? Anayasamızın 74 üncü maddesine göre vatandaşın verdiği her evrak alınmak ve süresi içinde cevap verilmek zorundadır.

Resmi kurum / kuruluş yazılarının, gerçek kişilerin dilekçelerinin, tüzel kişilerin mektup veya yazılarının belge sayılabilmesi için; muhatap kurum kaydına girmesi ve kayıt numarası alması gerekmektedir. İster posta veya kargoyla gelsin isterse elden teslim edilsin kayıtlara geçirilmek zorundadır.

Yüz yüze veya telefonla yapılan görüşmeler, belge değeri taşımamaktadır.

“Söz uçar, yazı kalır.”